Bedrijfsvoering

Algemeen

Voor een goede dienstverlening aan de burger is een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering
randvoorwaardelijk. Onder bedrijfsvoering verstaan wij de ondersteunende processen die het mogelijk maken de programma’s te verwezenlijken. Aangezien de begroting een doorkijk geeft naar te realiseren doelen vanaf het begrotingsjaar 2017 zal in deze paragraaf vooral ingegaan worden op specifieke voornemens (prioriteiten) en zal nagenoeg geen aandacht worden besteed aan zaken die al continu naar tevredenheid worden uitgevoerd (going concern).

Onderwerpen

Bedrijfsvoering
Leidschendam-Voorburg In Control
Binnen de gemeente zijn maatregelen genomen die gericht zijn op het optimaal sturen en beheersen van de organisatie. Door allerlei controlmechanismen in te voeren, kan worden getoetst of die maatregelen ook worden uitgevoerd. Vanuit een centrale plaats binnen de gemeentelijke organisatie, met als eindverantwoordelijke de concerncontroller, worden op regelmatige basis diverse processen gemonitord. Met deze combinatie van inrichting, sturing en monitoring wordt gewerkt aan een gemeente die “in control” is en blijft.
Om te zorgen dat de gemeentelijke organisatie voldoende “in control” is, wordt gebruik gemaakt van zowel hard als soft controls:

In 2017 wordt een zodanige mix van controlmechanismen ingezet, dat met efficiënte inzet van middelen kan worden vastgesteld dat de gemeentelijke organisatie “in control” is. De voornaamste ingrediënten zijn:
- Planning & control cyclus gericht op een adequate begrotingsuitvoering, sturing op basis van de begroting, tussentijdse – en jaarverantwoording;
- Voortdurend aandacht hebben voor de onderliggende waarden (vertrouwen geven, verantwoordelijkheid nemen en verbinding leggen) en het bijbehorende gedrag. Dat betekent een open houding, elkaar aanspreken, en aanspreekbaar zijn hierop;
- Ondersteuning van het lijnmanagement door professionele adviseurs bedrijfsvoering die zoveel mogelijk integraal adviseren;
- Risicomanagement: zeer regelmatig wordt bezien welke risico’s de gemeente loopt en welke beheersmaatregelen zijn getroffen om de (effecten van die) risico’s te beperken;
- Interne controles: op basis van een concernbrede risico analyse worden de belangrijkste processen en producten onderzocht op inrichting en werking;
- Accountantscontrole: de accountant licht jaarlijks (in het kader van de controle van de jaarrekening) de belangrijkste processen (in geld gemeten) door;
- Artikel 213a onderzoeken: jaarlijks worden in opdracht van het college één of twee audits uitgevoerd waarbij de doelmatigheid en doeltreffendheid van processen wordt onderzocht;
- Rekenkamercommissieonderzoeken: de rekenkamercommissie voert elk jaar een aantal onderzoeken uit ten behoeve van de gemeenteraad, waarbij wordt bekeken of de doelen die de gemeente heeft gesteld worden bereikt en of dit is gebeurd tegen zo laag mogelijke kosten.
Speerpunten 2017:
De verbijzonderde interne controle functie, die tot 2017 nog decentraal werd aangestuurd, zal op concernniveau worden belegd, onder aansturing van de concerncontroller.
Het verder ontwikkelen van de digitale begroting en het werken met een éénmalige vastlegging van de begrotingsgegevens en de voortgangs- en prognosegegevens, moet leiden tot een dagelijks actuele prognose van de begrotingsuitvoering in het najaar 2017.
Bedrijfsvoering
Informatievoorziening en automatisering
Ontwikkelingen op het gebied van het sociaal domein, de omgevingswet en de digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening stellen steeds hogere eisen aan de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening en automatisering. Het werken in samenwerkingsverbanden brengen ook complexe vraagstukken met zich mee. Om te zorgen dat LV hierbij voldoet aan de geldende privacywetgeving - en is voorbereid op de toekomstige (strengere) Europese privacywetgeving – worden ontwikkelingen waarin persoonsgegevens (van burgers of van personeel) een rol spelen, in overleg met de privacyfunctionaris vormgegeven.
De geformuleerde Informatiemanagement visie benoemt de volgende speerpunten, waarmee in 2016 is gestart en vormen ook voor 2017 de basis:
Centrale opslag en ontsluiting van informatie: Om de juiste informatie ter beschikking te stellen aan burgers en bedrijven wordt er gewerkt aan een centraal ‘geheugen’ voor de organisatie. Dit geheugen is de bron voor zowel interne als externe afnemers. Hierbij kan gedacht worden aan de status van een aanvraag van de burger. Het verder inrichten en uitrollen van het klant contact systeem ten behoeve van de dienstverlening is een belangrijke stap om dit te bereiken.
Hergebruik van informatie: De gemeentelijke organisatie legt heel erg veel informatie vast over een tal van onderwerpen. Door deze informatie te gaan hergebruiken kan de gemeente meer inzicht krijgen en beter inspelen op ontwikkelingen. Hiervoor wordt een strategie voor datagedreven sturing ontwikkeld en uitgevoerd.
Veiligheid van informatie: Het borgen van de informatieveiligheid is essentieel in de toenemende digitalisering. Steeds meer systemen worden aan elkaar gekoppeld en steeds meer mensen moeten toegang krijgen tot dit netwerk van informatie. Om dit veilig te maken en te houden is een plan van aanpak ter verbetering van de informatiebeveiliging opgesteld en wordt deze uitgevoerd.
Architectuur van informatie: Door de diversiteit aan taken is het gemeentelijk applicatielandschap een complex netwerk van systemen met diverse functies en doelen. Om grip te houden op dit ICT landschap gaat de gemeente werken aan een integrale informatie-architectuur. Deze architectuur kan gebruikt worden om de effecten van de bedrijfsstrategie op de informatievoorziening en automatisering in beeld te brengen. Zo kunnen wijzigingen in samenhang worden uitgevoerd en de complexiteit van de portfolio (bv licenties, dubbel beheer, koppelingen etc.) worden gereduceerd.
Kwaliteit van informatie: Veel van de gemeentelijke producten komen in de vorm van informatie. Dit maakt informatie tot een belangrijk primair product van de gemeente. Om de kwaliteit van dit product te borgen worden nu jaarlijks diverse controles en audits uitgevoerd. Door deze controles en audits samen te brengen binnen één kwaliteitszorgsysteem en control cyclus wil de gemeente meer grip krijgen op de kwaliteit van haar informatievoorziening.
Bedrijfsvoering
HR-beleid
In 2015 zijn we gestart met de strategische personeelsplanning (SPP), waar we in 2016 concrete invulling aan hebben gegeven. Het doel is om, rekening houdend met zowel de vergrijzing als ontgroening van ons personeelsbestand, in 2018 de beste (gemeentelijke) dienstverlener van Nederland te worden.
Het HR-beleid voor 2017 is er dan ook volledig op gericht om de ambitie en strategie van onze gemeente te realiseren door het positioneren van de juiste medewerker op de juiste plek. Hierbij wordt rekening gehouden met de organisatieontwikkeling en de ontwikkelingen die op ons af komen zoals de omgevingswet, het sociaal domein, op weg naar een flexibele organisatie én de daarvoor benodigde ontwikkeling van medewerkers. In 2017 wordt dan ook op zowel organisatorisch als individueel vlak verdere invulling gegeven aan de lijn die is ingezet met SPP.
In 2016 is verder vorm gegeven aan de in 2014 in de strategische HR-agenda opgestelde thema’s e-hrm, wendbaarheid & flexibiliteit en (persoonlijk) leiderschap. Nu veel slagen gemaakt zijn op het gebied van digitalisering, ligt de focus in 2017 met name op wendbaarheid & flexibiliteit en (persoonlijk) leiderschap. SPP dient als kapstok voor deze thema’s en de ontwikkelingen worden continue getoetst aan de organisatiemissie en –ambitie.
Bedrijfsvoering
Inkoop en aanbesteding
Inkoop en aanbesteding vindt decentraal plaats op afdelingsniveau. De afdeling bedrijfsvoering beschikt over een inkoop- en aanbestedingsspecialist en een inkoop assistent, die de afdelingen kunnen adviseren.
Op regionaal niveau wordt deelgenomen aan “Inkoopkracht Zuid-Holland West”, gevormd door de gemeenten Leidschendam-Voorburg, Delft, Pijnacker-Nootdorp, Rijswijk, Voorschoten, Wassenaar, Westland en Zoetermeer. Doel van dit samenwerkingsverband is om waar mogelijk schaalvoordeel te creëren door gezamenlijke inkoop en kennis te delen. De samenwerkingsovereenkomst is geëvalueerd in 2016. Aan de hand daarvan wordt beoordeeld of de samenwerking na 2017 in deze vorm wordt gecontinueerd.

In de onderstaande tabel worden enkele gegevens over het gemeentelijk personeelsbestand weergegeven.

	Rekening 2015 (per 31-12-2015)	Begroting 2016 (per 1-1-2016)	Begroting 2017 (per 1-1-2017)
1. Aantal toegestane fte’s (formatie)	565,59	563	558
2. Aantal bezette fte’s (bezetting)	563,53	556,35	n.v.t.
3. Aantal werkelijke medewerkers	638	634	n.v.t.
4. Uitstroom van pensioengerechtigden	13	14	9
5. Ziekteverzuim in % (excl. zwangerschap)	4,73	4,54	n.v.t.